Vezetőként valószínűleg te is találkoztál már azzal a helyzettel, amikor a csapatod nem teljesen érti, mi a feladatuk, és ez teljesítményproblémákhoz vezet. A SMART célmeghatározás módszere egy egyszerű, mégis hatékony eszköz, ami nem csak a saját, és a csapatod céljainak kitűzésében segít, de ugyanilyen hasznos eszköz az egyértelmű feladatkiadáshoz is. Ebben a cikkben azt mutatjuk be, hogyan használhatod a SMART módszert a csapatod hatékonyságának növelésére és a félreértések elkerülésére.
Vezetőként valószínűleg te is találkoztál már azzal a helyzettel, amikor a csapatod tagjai nem teljesen értik, mi a feladatuk. Előfordulhat, hogy nem azt csinálják, amit elvársz tőlük, vagy nem pontosan úgy végzik el a munkát, ahogy szeretted volna.
Esetleg nem készülnek el időben a dolgok, mert nem tudják, mikorra kellene végezniük.
“ Bocsánat nem tudtam, hogy mostanra kellett volna elkészíteni…”
“ Ja, nem tudtam, hogy ez a feladat…”
“ Ezt nekem kellett volna megcsinálni…?!”
“Mással voltam elfoglalva…”
“Nem tudtam, hogy ez ennyire fontos…”
Ha ilyeneket hallasz, vedd kézbe a dolgokat, különben folyamatosan küzdhetsz a teljesítményproblémákkal.
Képzeld el…
Képzeld el azt a frusztráló helyzetet, amikor a projektjeid folyamatosan késnek. A csúszások és hibák miatt egyre ritkábbak a sikerélmények. A csapattagok pedig egyre demotiváltabbak, állandó stresszben, konfliktusok közepette dolgoznak.
A fenti problémákat gyakran egyetlen okra vezethetjük vissza: a félresiklott kommunikációra.
Jól kommunikálni az emberekkel persze nem könnyű; ez az egyik legnehezebb vezetői feladatod.
Szerencsére létezik egy módszer, ami segít abban, hogy kiküszöböld a félreértéseket, az utólagos magyarázkodásokat. Vagyis hogy mindig mindenki pontosan tudja, mit vársz el tőle.
A SMART célkitűzés talán a legismertebb módszer célok meghatározásához, de konkrét feladatok kiadására, az elvárások egyértelmű definiálására alig használják.
Miért nem használjuk a SMART módszert?
Ha ez egy hatékony módszer, akkor miért nem használja szinte senki?
Gyakran, amikor munkahelyi teljesítmény problémák kerülnek szóba, megkérdezem, hogy ki hallott már a SMART-ról. Hiszen egyszerű, hatékony, nem kell plusz erőforrás ahhoz, hogy használd.
Ilyenkor kiderül, hogy a legtöbb vezető már ismeri a modellt, de valamiért mégsem használja. Úgy gondolják, hogy a SMART módszer „csak a nagy célok meghatározására való”, ezért fel se merül bennük, hogy a napi vezetői munkájuk fontos eszköze lehet a feladatok kiadásakor.
Úgyhogy most tőled sem azt kérdezem, hogy ismered-e a SMART-ot, hanem azt, hogy használod-e feladatok kiadásához?
Ha a válaszod nem vagy csak egy gyengécske igen, akkor javaslom próbáld ki.
A kommunikációd így annyira világossá és egyértelművé válik, hogy teljesen megszűnik a félreértések, az utólagos magyarázkodások lehetősége.
A SMART célmeghatározás módszere röviden
A SMART célmeghatározás módszere elemei annyira egyértelműek, hogy csak röviden említem meg őket, inkább hozok két konkrét példát a gyakorláshoz.
A SMART (valójában S.M.A.R.T.) egy mozaikszó, az elemei szerint megfogalmazott üzenet:
➡️ specifikus (Specific),
➡️ mérhető (Measurable),
➡️ elérhető (Achievable),
➡️ releváns (Relevant)
➡️ időhöz kötött (Time-bound).
Egy szemléltető példa
Tegyük fel, hogy bemész az egyik munkatársadhoz és azt mondod neki:
„Kérlek, dolgozd fel a számlákat!”
A munkatársad nekiáll a feladatnak, és csinál valamit, amiről azt gondolja, hogy te kérted. De nagy eséllyel nem pont azt csinálja, amit kell. Mert egyszerűen nem SMART módon fogalmaztad meg, hogy mit tegyen.
A szándéka jó, meg akar felelni neked, de lehet, hogy teljesen más számlákat dolgoz fel, nem oda menti le, ahova vártad, vagy nem készül el a – csak a te fejedben létező – határidőre.
Mennyivel másabb viszont, ha a következőt mondod neki:
„Kérlek, rögzítsd a tegnap és a ma beérkezett számlákat a nyilvántartási rendszerbe holnap reggel 9:00-ig, hogy a holnapi vezetői megbeszélésen be tudjak számolni a projekt összköltségéről a többieknek.”
Tudom, ez szájbarágósnak hangzik, de szükséges, mert nem tudhatod, hogy a másiknak melyik információ nincs meg, vagy nincs meg jól.
Ha minden szükséges instrukciót részletesen kifejtesz, pont abban a formában lesz kész a feladat, ahogy azt vártad.
Sőt!
Egy így kimondott feladat még motiváló is. Nemcsak azért, mert egyértelmű, hanem mert kimondtad benne a „miértet” is. (“hogy a holnapi vezetői megbeszélésen be tudjak számolni a projekt összköltségéről”)
A SMART célkitűzésekben a „releváns” nemcsak azt jelenti, hogy a feladat kapcsolódik a munkakörhöz.
Azt is jelzi, hogy a feladat elvégzése fontos és jelentős. Szeretjük érezni, hogy a munkánknak van értelme, ezért különösen motiváló, ha a feladat kiadásakor kiemeled, hogy miért is fontos, mi valójában az értelme.
Jöjjön egy másik példa
Most képzelj el egy másik szituációt. A számokat elemezve a meetingen a következőket mondod a munkatársaknak:
„Javítsunk a vállalat közösségi média jelenlétén!”
Te értesz alatta valamit, a többiek is értenek valamit. Mindenki bólogat, látszólag teljes az egyetértés.
Aztán kijönnek a meetingről, összenéznek, és azon gondolkodnak, mi is pontosan a feladat? Milyen módszerrel, milyen időpontra, és milyen mutatószámokkal kell ezt elérni?
Mindenki nekiáll valaminek, amit a feladatának gondol.
Majd jön feléd száz kérdés minden apró mozzanatnál, ahelyett, hogy kis ellenőrzés mellett, de önállóan dolgoznának.
Nem kell elmagyaráznom, hogy ez mennyire megnehezíti az egész folyamatot…
Hogyan tudsz SMART módon kiadni egy feladatot?
Ha a SMART módszert veszed alapul, így fogalmazol:
„Növeljük a közösségi média jelenlétünket, hogy ezzel is segítsük az értékesítési célszámok elérését! Célunk az Instagram követők számának növelése 25%-kal a negyedév végéig. Hetente háromszor posztoljunk edukációs és szórakoztató tartalmakat felváltva. Ezt követően szervezzünk egy nyereményjátékot, és havonta egyszer tartsunk élő adást.”
Ugye mennyivel specifikusabb, célzottabb és motiválóbb? Így már világos a terv, a cél, és az is, hogy milyen határidőn belül szeretnéd azt elérni.
Ezzel már megfelelően körvonalaztad a feladatot, minimális az esélye a félreértéseknek.
Ami jó azt hiba elengedni
Összefoglalva, a SMART módszer egy egyszerű, mégis hatékony eszköz, ami segít a feladatok egyértelmű kommunikálásában.
Ne hagyd, hogy a félreértések hátráltassák a csapatod teljesítményét – fogalmazz SMART módon, érezni fogod a különbséget!
Ha pedig még több motivációs és menedzsment technikát szeretnél megismerni vagy gyakorolni, várlak a vezetőknek szóló People Manager Masterclass képzésemen. Itt rengeteg hasznos tanácsot és jól alkalmazható vezetői eszközt osztok meg, amit közösen gyakorolunk is.
Ha van kedved, fogalmazz meg egy SMART célt valamelyik munkatársadnak. Írd be ide kommentbe a szöveget, adok visszajelzést a megfogalmazásra! 🙂